Agendamento pelo WhatsApp.
Automático e com lembretes.

Clínicas, salões, barbearias, estúdios e escritórios recebem a maioria dos agendamentos pelo WhatsApp. Existem três jeitos de cuidar disso, do mais simples ao mais automático:

Com poucos atendimentos por dia, o app grátis dá conta se você se organizar:

• Mensagem de saudação que já pede o que você precisa: nome, serviço e dia de preferência. Temos exemplos para copiar.
• Respostas rápidas com horários, preços e endereço, para não digitar dez vezes por dia.
• Etiquetas como “A confirmar”, “Confirmado” e “Faltou”.
• Uma agenda só, no papel ou no Google Agenda, onde você anota tudo na hora para não marcar dois clientes no mesmo horário.

O limite é o tempo: se você demora para responder, o cliente agenda com outro.

Se você já usa um sistema de agendamento, ou as páginas de agendamento do Google Agenda, mande o link na mensagem de saudação ou numa resposta rápida. O cliente vê só os horários livres, escolhe um e recebe a confirmação. O sistema bloqueia o horário e evita duplicidade.

A desvantagem é o passo a mais: tem cliente que não sai da conversa para preencher formulário e prefere perguntar “tem horário na quinta?”. É aí que a IA ajuda.

Um agente com IA no seu WhatsApp atende como a sua recepcionista faria: tira dúvidas, pede nome, serviço, dia e horário, e depois faz uma de duas coisas:

• Registra o pedido numa planilha do Google com uma ferramenta de API, para você confirmar depois. Não precisa de sistema de agendamento.
• Agenda no seu sistema, se ele tiver API: com uma ferramenta consulta os horários livres do dia que o cliente pediu e com outra cria o agendamento no horário escolhido.

O agente não vê o número de WhatsApp do cliente, então peça nas instruções para ele perguntar. Ele também não sabe a data de hoje: se o seu sistema devolve a data atual junto com os horários livres, ele entende “terça que vem”. E ele lê os primeiros 3.000 caracteres de cada resposta: devolva uma lista curta de horários, não a agenda inteira.

Muitos clientes preferem ligar. Um agente de voz da Wapzen atende as ligações de WhatsApp no mesmo número e pode usar as mesmas ferramentas para marcar o horário em voz alta. Veja como criar um robô no WhatsApp.

Lembretes diminuem as faltas. Existem três jeitos de enviar:

• À mão. Salve o lembrete como resposta rápida e envie toda tarde para os horários do dia seguinte.
• Modelos pela API oficial. Sistemas de agendamento ligados à API enviam sozinhos, como modelos de utilidade que a Meta cobra por mensagem. Mais detalhes em WhatsApp Business é pago?
• Ligações de lembrete com a Wapzen. Crie uma campanha com um agente de voz que confirma o horário e adicione os pacientes do dia seguinte como contatos quando quiser que as ligações saiam: cada contato recebe a ligação assim que é adicionado.

Atenção à terceira opção: um contato de campanha tem nome e número, não os dados do agendamento, então o agente confirma “o seu horário de amanhã com a gente” sem falar a hora. Se ninguém atende, o contato fica como sem sucesso e a Wapzen não liga de novo sozinha.

A Wapzen é um produto independente, não é da Meta nem do WhatsApp. Mande mensagens e ligue só para quem espera o seu contato: o WhatsApp restringe números que enviam mensagens ou ligações indesejadas.