Cómo agendar citas por WhatsApp.
Y mandar recordatorios.

Consultorios, estéticas, barberías, talleres y despachos reciben la mayoría de sus citas por WhatsApp. Hay tres formas de manejarlas, de la más sencilla a la más automática:

Si recibes pocas citas al día, la app gratis basta si te organizas:

• Mensaje de bienvenida que pida de una vez lo que necesitas: nombre, servicio y día preferido. Tenemos ejemplos para copiar.
• Respuestas rápidas con tus horarios, precios y dirección, para no escribirlos diez veces al día.
• Etiquetas como “Cita por confirmar”, “Cita confirmada” y “No asistió”.
• Una sola agenda, en papel o en Google Calendar, donde anotas todo en el momento para no empalmar citas.

El límite es el tiempo: si contestas tarde, el cliente agenda con otro.

Si ya usas un sistema de citas, o las agendas de citas de Google Calendar, manda el enlace en tu mensaje de bienvenida o como respuesta rápida. El cliente ve solo los horarios libres, elige uno y recibe la confirmación. El sistema bloquea el horario y evita empalmes.

La desventaja es el paso extra: hay clientes que no salen del chat para llenar un formulario y prefieren preguntar “¿tienes lugar el jueves?”. Ahí es donde una IA ayuda.

Un agente con IA en tu WhatsApp contesta como lo haría tu recepcionista: resuelve dudas, pide nombre, servicio, día y horario, y después hace una de dos cosas:

• Registra la solicitud en una hoja de Google con una herramienta de API, para que tú confirmes después. No necesitas sistema de citas.
• Agenda en tu sistema, si tiene API: con una herramienta consulta los horarios libres del día que pide el cliente y con otra crea la cita en el horario que eligió.

El agente no ve el número de WhatsApp del cliente, así que pídele en las instrucciones que lo solicite. Tampoco sabe la fecha de hoy: si tu sistema devuelve la fecha actual junto con los horarios libres, entiende bien “el próximo martes”. Y lee los primeros 3,000 caracteres de cada respuesta: devuelve una lista corta de horarios, no toda la agenda.

Muchos clientes prefieren llamar. Un agente de voz de Wapzen contesta las llamadas de WhatsApp en el mismo número y puede usar las mismas herramientas para tomar la cita en voz alta. Conoce cómo funciona un chatbot para WhatsApp Business.

Los recordatorios bajan las inasistencias. Hay tres formas de mandarlos:

• A mano. Guarda el recordatorio como respuesta rápida y mándalo cada tarde a las citas del día siguiente.
• Plantillas por la API. Los sistemas de citas conectados a la API los mandan solos, como plantillas de utilidad que Meta cobra por mensaje. Más detalles en ¿WhatsApp Business tiene costo?
• Llamadas de recordatorio con Wapzen. Crea una campaña con un agente de voz que confirme la cita y agrega a los pacientes del día siguiente como contactos cuando quieras que salgan las llamadas: cada contacto se llama en cuanto lo agregas.

Ojo con la tercera opción: un contacto de campaña lleva nombre y número, no los datos de la cita, así que el agente confirma “su cita de mañana con nosotros” sin decir la hora. Si nadie contesta, el contacto queda como no exitoso y Wapzen no vuelve a marcar solo.

Wapzen es un producto independiente, no de Meta ni de WhatsApp. Escribe y llama solo a quien espera tu mensaje: WhatsApp restringe los números que mandan mensajes o llamadas no deseados.